L'entretien d'évaluation est un moment important.
Pour en assurer la qualité et la réussite, une préparation soignée est importante, tant du côté du collaborateur que du côté du manager.
En quoi consiste la préparation du responsable hiérarchique ?
- collecter les faits et les documents sur le travail du collaborateur
- relire les synthèses des entretiens de suivis qui ont eu lieu durant l'année, la description de fonction
- convenir avec le collaborateur des points qui seront discutés lors de l'entretien
Vos points d'attention :
- la description de fonction est-elle toujours à jour ?
- Si vous avez noté des exemples spécifiques au moment où ils se sont produits, ceci pourrait être un bon point de départ pour la préparation de l'évaluation des prestations.
- Ne vous limitez pas à vos propres constatations. D'autres bonnes sources d'enseignement peuvent être les propos de collègues et les évaluations de clients. Le collaborateur peut naturellement aussi réaliser lui-même une sorte « d'auto-enquête ».
- Ayez en mémoire les évaluations antérieures ainsi que les entretiens de suivi qui ont été tenus.
- Concentrez-vous sur les objectifs qui avaient été définis et sur le fonctionnement par rapport à ces objectifs.
- Veillez à avoir une bonne vision des plans et objectifs de votre service. Des modifications sont-elles prévues qui peuvent affecter les collaborateurs ?
Soyez spécifique !
- Soyez clair dans votre propos et donnez des exemples de façons d'agir qui soutiennent vos arguments.
- Évitez une analyse de la motivation. Concentrez-vous sur le comportement observable et sur les résultats, pas sur la personne.
- Soulignez les effets ou résultats des façons d'agir et actions; comment ont-ils soutenu ou freiné les efforts du groupe?
- Si, en tant que responsable, vous constatez des domaines qui nécessitent une amélioration, indiquez clairement au collaborateur ce qu'il devrait faire pour obtenir ces améliorations.
- Demandez-vous si les exigences de la fonction ont été modifiées depuis la dernière évaluation des performances.
- Si oui, le responsable et le collaborateur ont-ils eu une vision claire des nouvelles exigences de la fonction ? Peut-être voudrez-vous les intégrer dans l'évaluation ou les évoquer durant l'entretien.
- Veillez à vous mettre d'accord sur les nouvelles exigences de la fonction.
Prévoyez ce que vous allez dire
- Si le fonctionnement est globalement considéré comme « satisfait entièrement », ne vous laissez pas influencer par des évènements récents !
- Anticipez les réactions possibles. Soyez préparé à chaque réaction. Soyez prêt à écouter.
- Une critique constructive est parfois difficile à accepter ; ne soyez donc pas étonné si un collaborateur rentre dans sa coquille. Réfléchissez d'avance sur l'attitude à adopter face à un collaborateur « difficile ».
- En tant que responsable, essayez de mettre en balance les remarques négatives et positives. Soyez prêt à être élogieux en cas de bonnes prestations et à émettre des critiques constructives dans le cas contraire.
- Mettez l'accent sur la résolution mutuelle du problème et concentrez-vous sur vos comportements futurs.
Bonne préparation !